Maile – podstawowa umiejętność w biznesie

Maile – podstawowa umiejętność w biznesie

Kultura pisania maili w biznesie i nie tylko. Podstawowe zasady korespondencji.

 

Pisanie maili – niby sprawa banalna ale jednak trzeba o tym wspomnieć, ponieważ nikt nas tego nie uczył zanim rozpoczęliśmy swoją pierwszą pracę. Jeżeli Ciebie tego uczono w szkole to śmiało napisz do mnie – jestem ciekawa jaką wiedzę Ci przekazano.

 

Tworzenie właściwej korespondencji w biznesie oraz w jakichkolwiek relacjach międzyludzkich, wymagających profesjonalizmu jest niesamowicie istotna. Poprawne pisanie maili w połączeniu z wysoką kulturą prowadzenia korespondencji jest Twoim ogromnym atutem na drodze do rozpoczęcia współpracy a potem jej zadbanej oraz profesjonalnej kontynuacji. Dlatego pisząc ten tekst przyświeca mi złota myśl: szanujmy nasz wzajemny czas i bądźmy profesjonalni.

Ten tekst nie jest o tym jak tworzyć skuteczne mailingi marketingowe.

 

TEMAT-WSTĘP-ROZWINIĘCIE-ZAKOŃCZENIE-STOPKA

1.Temat korespondencji

Ważne a nawet prawie najważniejsze. Temat korespondencji powinien być meritum wiadomości. Temat powinien być intuicyjny na tyle aby odbiorca i nadawca nawet po roku nie mieli większych problemów z odnalezieniem właśnie tej korespondencji. Pokuszę się nawet o stwierdzenie, że większość osób, które codziennie zmagają się ze spora ilością maili, zapominają o tym jak to jest ważne a potem same gubią się w natłoku zadań. Przecież jak sobie pościelisz tak się wyśpisz – tylko, że tu ścielisz nie tylko dla siebie 😉

Przykłady dobrych tematów:

„Raport kwartalny III_2018”

„Oferta po targach Rzemieślniczych I_2018”

A tak nigdy nie pisz:

„raport”

„plik”

„podsumowanie spotkania”

 

2. Wstęp

Korespondencję mailową rozpoczynamy od zwrotów grzecznościowych:

Gdy nie znamy bezpośrednio odbiorcy lub znamy ale wyłącznie na poziomie wysoko oficjalnym: Dzień dobry, Dobry wieczór, Szanowna Pani, Szanowny Panie

Gdy znamy odbiorcę trochę dłużej ale zwracamy się do siebie na PAN/PANI, możemy używać: Dzień dobry Pani Aniu, Szanowny Panie Adamie

Gdy mówimy sobie po imieniu, możemy używać: Cześć, Aniu, Adamie oraz oczywiście każde powyższe wycinając „Pani/Pan”

Nigdy nie zaczynamy korespondencji od „Witam” – dlaczego? Bo nie – bardziej dociekliwi niech skorzystają ze słownika języka polskiego i poczytają o kulturowym wydźwięku tego słowa.

We wstępie musi znaleźć się cel tej korespondencji. Chodzi o to, żeby osoba, która otrzyma ten i dziesiątki innych maili, mogła po przeczytaniu pierwszego zdania podjąć decyzję co z tym zrobić. Może się okazać, że odpowiedź na Twoją wiadomość zajmie odbiorcy wiele czasu, którego aktualnie nie posiada, a żeby dowiedzieć się o tym musiałby prześledzić całą korespondencję. Szanujmy swój czas 😊

„Zwracam się do Ciebie z prośbą o szczegółową analizę finansową klienta, który przesłał istotne zapytanie ofertowe. Informację potrzebuję otrzymać możliwie szybko ale najpóźniej do 4 grudnia.”

„w nawiązaniu do naszego wczorajszego spotkania przesyłam podsumowanie ustaleń oraz wstępną wycenę projektu. Byłabym wdzięczna za uwagi i spostrzeżenia w ciągu 7 dni.”

W dwóch zdaniach napisałam czego potrzebuję i na kiedy – w tym momencie osoba odczytująca wiadomość może podjąć decyzje na kiedy zaplanować pracę związaną z realizacja zadania – LUB poinformować mnie o zmianie terminu bo wie, że z pewnych względów nie może tego zrobić.

 

3. Rozwinięcie

Tu w sposób zwięzły ale czytelny opisujemy to co jest NIEZBĘDNE w prowadzonej korespondencji. To nie jest miejsce na elaboraty oraz niedopowiedzenia. Treść wiadomości nie może być dla odbiorcy przytłaczająca z powodu jej ilości oraz nie może budzić wątpliwości odbiorcy. Mail nie może zmuszać czytelnika do dopytywania się o co Ci chodziło. Pomocne są akapity, interpunkcja oraz punktowanie.

Korespondencja mailowa nie może zastąpić rozmowy telefonicznej, osobistego spotkania czy 10 stronicowej oferty. Pisz jak najzwięźlej i zrozumiale dla odbiorcy. Dla pewności, że Twój mail jest zrozumiały warto przeczytać go na głos przed wysłaniem.

 

4. Zakończenie

Zanim się podpiszesz podsumuj wiadomość. Tu polecam ponownie ale w sposób bardziej rozbudowany jeżeli jest taka potrzeba, opisać założenia ze wstępu. Warto przypomnieć o terminach lub w ogóle o nich wspomnieć.

„W związku z powyższym, proszę jak na wstępnie o przesłanie opinii, dotyczącej załączonego projektu do 14 grudnia 2018 roku.”

 

5. Stopka

Stopka mailowa powinna zawierać:

a. zwrot grzecznościowy „pozdrawiam”, „z wyrazami szacunku, „Best regards”,

b. Twoje imię i nazwisko,

c. Kontakt telefoniczny, adres strony

Dodatkowo może zawierać:

d. grafikę (logo, ikony mediów)

e. adres prowadzonej działalności

f. dane rejestrowe firmy

g. i wszystko inne czego dusza zapragnie.

Przy kontynuowaniu jednej korespondencji warto zadbać o to aby znajdowało się jak najmniej treści i grafik w stopce. Dlaczego? Ponieważ przy przeglądaniu takiej korespondencji, która może mieć kilkadziesiąt stron, jest więcej treści powielanych ze stopki niż faktycznej merytorycznej treści. Tak – jest to męczące.

 

 

KILKA ŻYCIOWYCH UWAG

 

CC/do wiadomości

Gdy dodajesz kogoś do CC to z założenia ten mail ma trafić do tej osoby wyłącznie DO WIADOMOŚCI, bez reakcji z jej strony. Jeżeli chcesz, żeby jednak osoba z CC w jakikolwiek sposób zareagowała to polecam przez słowem wstępu w krótkich żołnierskich słowach ją o to poprosić.

Jeżeli oczekujesz większego zaangażowania to nie umieszczaj takiej osoby w CC tylko wstaw ją jako drugiego odbiorcę maila i we wstępie określ kogo o co prosisz.

 

Odpowiedź zwrotna

Jeżeli oczekujesz odpowiedzi zwrotnej to bezwzględnie umieszczaj taką informację wraz z terminem lub prośbą w jakim czasie spodziewasz się maila zwrotnego.

Dzięki temu wiesz kiedy możesz śmiało wykonać np. telefon do tej osoby i zapytać co się stało, że się nie odezwał. Natomiast gdy piszesz w organizacji, masz pewność, że przesłałeś jasny komunikat i ryzyko opóźnień jest minimalne. Taki termin zawsze możesz umieścić w kalendarzu i to ten kalendarz Ci o tym przypomni 😊

Na pewno widać, że jestem zwolenniczką pracy na terminach, ponieważ tworzy to synergię pomiędzy zespołami. Każdy wie CO na KIEDY ma przygotować a nawet jeżeli miałby się nie wyrobić to może o tym z wyprzedzeniem poinformować dzięki czemu ja się nie zastanawiam dlaczego coś co wg mnie powinno być zrealizowane w ciągu jednego dnia mam po tygodniu. Każdy kto pracuje zawodowo nie siedzi w oczekiwaniu na Twojego maila aby zrealizować zadanie w mgnieniu oka. Oczywistym, jest, że każdy ma stałe zadania do realizacji dlatego właśnie komunikacja w zakresie terminów jest ważna.

 

Odpowiedź na maila (temat)

Taka oto sytuacja. Ktoś Cię poprosił jakiś czas temu aby przygotować mu raport na koniec roku. A Ty zamiast odpowiedzieć na tego maila poprzez „odpowiedz”, tworzysz nową wiadomość, z nowym tematem, bo nie wpadasz na to żeby zrobić to inaczej albo co gorsze – nie chce Ci się poszukać ostatniej wiadomości w tej sprawie? To „grzech ciężki” prawidłowego utrzymania korespondencji.

Jeżeli z kimś korespondowałeś w jakimś temacie to ZAWSZE, bez wymówek odpowiadaj na ostatniego maila w korespondencji. Możesz dopisać coś do tematu, żeby go odświeżyć lub skasować nadmiar „FW” ale nie rozpoczynaj nowej korespondencji o tym samym temacie. 

Dużo rzadszym błędem jest ciągnięcie pod jednym tematem kilku wątków. Np. korespondowanie w kwestii negocjacji warunków kontraktu a potem w odpowiedzi na tę wiadomość rozpoczęcie nowego wątku dotyczącego np. analizy finansowej firmy, który jest już realizacją tego kontraktu.

Reasumując: jeden wątek = ciągłość korespondencji pod jednym tematem

 

Kultura

Chciałabym, żebyś nie przesadził w druga stronę – żeby te wiadomości nie były zbyt lakoniczne. Pisz zwięźle ale nie twórz „niedopowiedzeń”.

 Dziękuje, poproszę, byłoby miło – też nic nie kosztuje a zmienia wiele w relacjach między ludzkich. Korespondencja mailowa zawiera wyłącznie słowa i jest interpretowana przez odbiorcę często w sposób zależny od jego bieżącego nastroju. Budujmy nawet profesjonalne relacje w sposób życzliwy i partnerski, bo to wraca i sprzyja na przyszłość. 

 

 

Oferta

Gdy wysyłasz komuś ofertę nigdy nie rób tego w ten sposób:

„dzień dobry,

W załączniku oferta.

Pozdrawiam

AB”

Zaskoczeni i zdziwieni? Tak, są ludzie, którzy tak piszą. /Tak, w ten sposób nie piszemy.

Konkurencja na rynku jest duża a w niektórych branżach wręcz niewyobrażalnie ogromna. Ktoś, kto otrzymuje taką ofertę nie wiem, kim jesteś, skąd ale na pewno wie, że nie zbyt wiele sobą reprezentujesz bo piszesz takie maile. Nie przesadzam.

Jaka ta oferta nie byłaby w załączniku, jak nie dopieszczona – to zapewne nie zostanie przyjęta albo nawet nikt do niej nie zajrzy, bo Twoja oferta zaczyna się OD TEGO MAILA! Wiem co piszę 😊

 

Interpunkcja, polskie znaki

O tak, o ile profesjonalniej wyglądają maile gdy są w niej znaki interpunkcyjne i polskie litery. Ba, nie tylko wyglądają – tu prezentujesz swój szacunek dla odbiorcy. Niestety, gonitwa i tempo pracy sprzyjają niechlujności w pisaniu ale ludzie zauważą Twoje zaangażowanie. Warto pisać tego maila minutę dłużej dla profesjonalnego odbioru.